肯恩大学的所有采购都将通过ESM采购进行，这是一个基于互联网浏览器的电子采购应用程序，用于从预定义的供应商打孔目录，非目录标准订单和开放订单（一揽子采购订单）中下订单。该系统配置为自动化审批工作流程和相关业务流程，并允许管理、跟踪和报告电子采购数据。

有效使用ESM采购需要培训。员工可以在Help Desk Portal网站上查看ESM培训视频。员工必须在大学单点登录页面上输入他们的网络登录凭据才能访问ESM购买。

在向供应商付款之前，必须完成以下步骤：

1. 在线交易必须使用ESM Purchase完成。
2. 在ESM采购中基于成本中心配置审批工作流。根据订购部门和购买金额的不同，审批人最多可以有五个级别。
3. 财务总监批准所有超过5,000美元的采购。
4. 采购批准是所有采购所需的最终批准。
5. 一旦收到最终批准，交易将更改为采购订单并提交给供应商。
6. 出库目录采购订单通过ESM采购以电子方式提交给供应商。非目录和一揽子采购订单由采购部门通过电子邮件发送给供应商。
7. 货物将根据采购订单合同项目描述运送到大学。
8. 货物或服务的接受由订购部门输入分布式财务系统，以向应付账款发出货物已收到的指示；因此，供应商可以得到付款。
9. 供应商发票必须直接发送至acctspay@kean.爱游戏体育应付账款。
10. 应付账款支付发票。